Hilfe & FAQ

Der Auftrags-Assistent führt Sie in 6 Schritten:

1. Grunddaten – Titel, Gewerk und Leistungsbeschreibung

2. Budget & Ort – Budgetstufe, optionale Kostenschätzung oder Leistungsverzeichnis (auch GAEB) und Ausführungsort

3. Anhänge – Pläne, Fotos und weitere Unterlagen

4. Verfahren & Fristen – Vergabeverfahren, Angebotsfrist, Eignungsnachweise und Verpflichtungserklärungen

5. Wertungsmatrix – Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung

6. Anbieter – Betriebe direkt einladen oder offen ausschreiben – anschließend veröffentlichen

Vergabo schlägt anhand des Auftragswerts ein Verfahren vor; Sie können es in Schritt 4 ändern. Sie können den Auftrag jederzeit als Entwurf speichern und später fortsetzen.

Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Direkt einladen: Über die Anbieter-Suche gezielt Betriebe aus Ihrer Region einladen.

• Offen ausschreiben: Alle verifizierten Betriebe mit passendem Gewerk im Umkreis werden benachrichtigt und können ein Angebot abgeben.

Bei „Direkt einladen" müssen – unabhängig vom gewählten Verfahren – mindestens 3 Betriebe eingeladen werden; registrierte und per E-Mail eingeladene Betriebe zählen zusammen. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Sie weitere Betriebe nachträglich einladen; der Grund dafür wird im Vergabevermerk festgehalten.

Je nach Auftragswert kommen unterschiedliche Verfahren in Betracht:

• Direktauftrag: Vergabe ohne förmliches Verfahren – nur bis zu einer niedrigen Wertgrenze zulässig. Auf Vergabo wird ein Direktauftrag als offene Ausschreibung veröffentlicht: Passende Betriebe im Umkreis werden benachrichtigt, und Sie erteilen den Zuschlag ohne Mindestanzahl an Angeboten. Einen bestimmten Betrieb gezielt und allein zu beauftragen (etwa bei Herstellerbindung) ist derzeit nicht vorgesehen.

• Freihändige Vergabe: Mehrere geeignete Betriebe werden zur Angebotsabgabe aufgefordert, in der Regel mindestens drei.

• Beschränkte Ausschreibung: Ein förmliches Verfahren mit festem Bieterkreis und Submissionstermin.

Wichtig: Die Wertgrenzen sind nicht bundeseinheitlich. Sie hängen von Bundesland, Auftraggeber und Leistungsart ab – maßgeblich sind Ihre internen Vergaberichtlinien. Vergabo schlägt anhand des Auftragswerts ein Verfahren vor; Sie können es beim Anlegen jederzeit ändern.

Vergabo bildet alle drei Verfahren ab und erstellt den Vergabevermerk automatisch.

Nach Ablauf der Angebotsfrist sehen Sie unter Ihrem Auftrag die Wertungsmatrix. Dort werden alle Angebote nach Ihren Zuschlagskriterien bewertet und verglichen.

Klicken Sie bei dem gewünschten Betrieb auf „Zuschlag erteilen". Vergabo:

• setzt den Auftrag auf „vergeben"

• benachrichtigt alle Bieter (Zuschlag und Absagen); der beauftragte Betrieb erhält sein Angebot und die Angaben für seine Rechnung als PDF

• hält die Entscheidung im Vergabevermerk fest, den Sie jederzeit als PDF abrufen können

Der Vergabevermerk dokumentiert das Verfahren von der Veröffentlichung bis zum Zuschlag. Vergabo erzeugt ihn aus der laufenden Verfahrensdokumentation; Sie müssen nichts nachtragen. Er enthält:

• Auftragsbeschreibung, Verfahren und Fristen

• den Teilnehmerkreis mit Einladungen und Begründungen

• alle eingegangenen Angebote mit Preisen

• Wertungsmatrix und Begründung der Zuschlagsentscheidung

• Bieterfragen und Antworten

Er fasst den Verfahrensverlauf für Ihre Rechnungsprüfung zusammen. Download als PDF auf der Auftragsseite oder unter „Vergabevermerke" im Dashboard.

Bei „Direkt einladen" ja: Unabhängig vom gewählten Verfahren setzt Vergabo mindestens 3 eingeladene Betriebe voraus – registrierte und per E-Mail eingeladene zählen zusammen. Bei „Offen ausschreiben" gibt es keine Mindestanzahl; der Auftrag erreicht dann alle passenden Betriebe im Umkreis.

Vergabo weist Sie darauf hin, wenn Sie noch nicht genug Betriebe eingeladen haben, und erlaubt die Veröffentlichung erst, wenn die Mindestanzahl erfüllt ist.

Wenn Sie einen veröffentlichten Auftrag über „Auftrag deaktivieren" zurückziehen:

• Der Auftrag wechselt in den Status „storniert"

• Alle Betriebe, die eingeladen wurden oder ein Angebot abgegeben haben, werden automatisch benachrichtigt

• Offene Angebote werden auf „abgelehnt" gesetzt

• Der Vorgang wird in der Vergabehistorie festgehalten

Ein deaktivierter Auftrag kann nicht wieder aktiviert werden. Möchten Sie ein Verfahren nach Ablauf der Angebotsfrist beenden, nutzen Sie stattdessen „Vergabe aufheben" – dort wählen Sie den Grund, der im Vergabevermerk dokumentiert wird.

Im Auftrags-Assistenten können Sie jederzeit über „Als Entwurf speichern" den aktuellen Stand sichern. Entwürfe erscheinen in Ihrem Dashboard im Abschnitt „Entwürfe".

Über „Bearbeiten" im Dashboard setzen Sie den Assistenten an der gleichen Stelle fort.

Öffnen Sie einen Auftrag unter „Aufträge suchen" und klicken Sie auf „Angebot abgeben":

1. Kalkulation ausfüllen – Positionen mit Mengen und Einheitspreisen; bei einem Leistungsverzeichnis tragen Sie die Einheitspreise je Position ein

2. Der Gesamtpreis wird automatisch berechnet

3. Ausführungszeitraum angeben

4. Eignungskriterien bestätigen; fehlende Nachweise können Sie direkt hochladen

5. Angebot einreichen

Nach dem Einreichen erhält der Auftraggeber eine Benachrichtigung. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Sie Ihr Angebot bearbeiten oder zurückziehen.

Eigenerklärungen sind Nachweise, mit denen Sie belegen, dass Ihr Betrieb für öffentliche Aufträge geeignet ist. Vergabo kennt folgende:

• Gewerbeanmeldung (Pflicht)

• Haftpflichtversicherung (Pflicht)

• Meisterbrief / Fachkundenachweis

• Eintragung Handwerksrolle

• Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung

• Sozialversicherungsnachweis

• Mindestlohn und keine Schwarzarbeit (reine Erklärung, kein Dokument)

Sie hinterlegen sie einmalig unter „Eigenerklärungen" in Ihrem Dashboard; hochgeladene Dokumente prüft Vergabo. Bei jedem Angebot werden sie automatisch verknüpft und müssen nicht erneut hochgeladen werden. Für die Registrierung brauchen Sie keinen Nachweis – die Pflichtnachweise werden spätestens verlangt, wenn Sie den Zuschlag erhalten.

Damit entspricht Vergabo der Linie des Vergabebeschleunigungsgesetzes 2026, das Eigenerklärungen ausdrücklich stärkt und Nachweise grundsätzlich nur noch von aussichtsreichen Bietern verlangt.

Die Schaltfläche ist deaktiviert, wenn:

• Ihr Angebotspreis (Gesamtsumme) 0 € ist – bitte Kalkulation ausfüllen

• Pflicht-Eignungskriterien fehlen – der Auftraggeber hat bestimmte Nachweise als Pflicht markiert, die noch nicht hochgeladen sind

• die Angebotsfrist abgelaufen ist

• Sie bereits ein Angebot abgegeben haben

Bitte prüfen Sie Kalkulation und Eigenerklärungen.

Die Kalkulation ist in Positionen aufgeteilt. Vorbelegt sind:

• Arbeitszeit – Stunden × Stundensatz

• Anfahrtspauschale – Pauschalbetrag

• Material – Menge × Einzelpreis

Sie können beliebig viele Positionen hinzufügen (zum Beispiel Entsorgung in Tonnen oder Aushub in Kubikmetern) und bestehende anpassen. Enthält der Auftrag ein Leistungsverzeichnis, sind die Positionen vorgegeben und Sie tragen nur die Einheitspreise ein. Die Gesamtsumme (netto) wird live berechnet und bildet den Angebotspreis.

Sie erhalten In-App-Benachrichtigungen und E-Mails (je nach Einstellung) unter anderem bei:

• Einladung zu einem Auftrag

• neuer passender Ausschreibung in Ihrem Umkreis

• Zuschlag oder Absage

• Antwort auf eine Rückfrage

• Nachforderung von Unterlagen

• Deaktivierung oder Aufhebung eines Auftrags

• Ablauf eines hinterlegten Nachweises

Ihre Benachrichtigungseinstellungen können Sie unter „Einstellungen" anpassen. Mit der Vergabo-App erhalten Sie die Benachrichtigungen zusätzlich als Push-Nachricht.

Gehen Sie im Dashboard auf „Mein Profil". Dort können Sie:

• Gewerke an- und abwählen

• PLZ, Ort und Bundesland aktualisieren (PLZ eingeben – Ort und Bundesland werden automatisch befüllt)

• Straße und Hausnummer ergänzen

• Aktionsradius anpassen (10–200 km)

• Firmen- und Inhaberdaten bearbeiten

Änderungen werden sofort gespeichert.

Ja – Vergabo ist für Anbieter dauerhaft und vollständig kostenlos.

Sie können auf unbegrenzt viele Aufträge Angebote abgeben, alle Funktionen nutzen und Eigenerklärungen hinterlegen – ohne Abo, ohne versteckte Kosten.