Hilfe & FAQ

Der Auftrags-Assistent führt Sie in 6 Schritten:

1. Grunddaten – Titel, Gewerk und Leistungsbeschreibung

2. Budget & Ort – Budgetstufe, optionale Kostenschätzung oder Leistungsverzeichnis (auch GAEB) und Ausführungsort

3. Anhänge – Pläne, Fotos und weitere Unterlagen

4. Verfahren & Fristen – Vergabeverfahren, Angebotsfrist, Eignungsnachweise und Verpflichtungserklärungen

5. Wertungsmatrix – Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung

6. Anbieter – Betriebe direkt einladen oder offen ausschreiben – anschließend veröffentlichen

Vergabo schlägt anhand des Auftragswerts ein Verfahren vor; Sie können es in Schritt 4 ändern. Sie können den Auftrag jederzeit als Entwurf speichern und später fortsetzen.

Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Direkt einladen: Über die Anbieter-Suche gezielt Betriebe aus Ihrer Region einladen.

• Offen ausschreiben: Alle Betriebe mit passendem Gewerk im Umkreis werden benachrichtigt und können ein Angebot abgeben.

Bei „Direkt einladen" müssen mindestens 3 Betriebe eingeladen werden – beim Direktauftrag genügt einer, ebenso bei einer Freihändigen Vergabe, wenn Sie begründen, warum nur ein Unternehmen in Betracht kommt. Registrierte und per E-Mail eingeladene Betriebe zählen zusammen. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Sie weitere Betriebe nachträglich einladen; der Grund dafür wird im Vergabevermerk festgehalten.

Je nach Auftragswert kommen unterschiedliche Verfahren in Betracht:

• Direktauftrag: Vergabe ohne förmliches Verfahren – nur bis zu einer niedrigen Wertgrenze zulässig. Sie können ihn offen ausschreiben oder einen Betrieb gezielt einladen; den Zuschlag erteilen Sie ohne Mindestanzahl an Angeboten. Liegt nur ein Angebot vor, halten Sie beim Zuschlag eine Begründung und einen Preisbeleg fest (Datei oder Text).

• Freihändige Vergabe: Mehrere geeignete Betriebe werden zur Angebotsabgabe aufgefordert, in der Regel mindestens drei. Kommt aus besonderen Gründen nur ein Unternehmen in Betracht (etwa Patentschutz, Herstellerbindung, besondere Geräte), genügt es – mit Begründung, die im Vergabevermerk steht.

• Beschränkte Ausschreibung: Ein förmliches Verfahren mit festem Bieterkreis und Submissionstermin.

Wichtig: Die Wertgrenzen sind nicht bundeseinheitlich. Sie hängen von Bundesland, Auftraggeber und Leistungsart ab – maßgeblich sind Ihre internen Vergaberichtlinien. Vergabo schlägt anhand des Auftragswerts ein Verfahren vor; Sie können es beim Anlegen jederzeit ändern.

Vergabo bildet alle drei Verfahren ab und erstellt den Vergabevermerk automatisch.

Nach Ablauf der Angebotsfrist öffnen Sie die Angebote auf der Auftragsseite. Danach prüfen Sie die Eignung jedes Bieters: „Geeignet“ bestätigen – bei eingeladenen Bietern nach Bauvergaberecht „Keine neuen Zweifel an der Eignung“ – oder das Angebot wegen mangelnder Eignung ausschließen. Erst dann erscheint die Wertungsmatrix; dort werden die Angebote nach Ihren Zuschlagskriterien bewertet und verglichen.

Klicken Sie bei dem gewünschten Betrieb auf „Zuschlag erteilen". Vergabo:

• setzt den Auftrag auf „vergeben"

• benachrichtigt alle Bieter (Zuschlag und Absagen); der beauftragte Betrieb erhält sein Angebot und die Angaben für seine Rechnung als PDF

• hält die Entscheidung im Vergabevermerk fest, den Sie jederzeit als PDF abrufen können

Der Vergabevermerk dokumentiert das Verfahren von der Veröffentlichung bis zum Zuschlag. Vergabo erzeugt ihn aus der laufenden Verfahrensdokumentation; Sie müssen nichts nachtragen. Er enthält:

• Auftragsbeschreibung, Verfahren und Fristen

• den Teilnehmerkreis mit Einladungen und Begründungen

• alle eingegangenen Angebote mit Preisen

• Wertungsmatrix und Begründung der Zuschlagsentscheidung

• Bieterfragen und Antworten

Er fasst den Verfahrensverlauf für Ihre Rechnungsprüfung zusammen. Download als PDF auf der Auftragsseite oder unter „Vergabevermerke" im Dashboard.

Das hängt vom Verfahren ab. Bei „Direkt einladen" genügt für einen Direktauftrag ein Betrieb; bei Freihändiger Vergabe, Verhandlungsvergabe und Beschränkter Ausschreibung setzt Vergabo mindestens 3 eingeladene Betriebe voraus – registrierte und per E-Mail eingeladene zählen zusammen. Einen Auftrag mit „Direkt einladen" sehen nur die eingeladenen Betriebe. Bei „Offen ausschreiben" gibt es keine Mindestanzahl; der Auftrag ist für alle sichtbar und erreicht die passenden Betriebe im Umkreis.

Vergabo weist Sie darauf hin, wenn Sie noch nicht genug Betriebe eingeladen haben, und erlaubt die Veröffentlichung erst, wenn die Mindestanzahl erfüllt ist.

Nein, einen förmlichen Ausschluss gibt es auf Vergabo nicht. Bei „Direkt einladen" wählen Sie die Betriebe selbst aus – einen Betrieb, mit dem Sie nicht zusammenarbeiten möchten, laden Sie einfach nicht ein. Die Rotations-Anzeige im Assistenten zeigt Ihnen, welche Betriebe Sie zuletzt eingeladen oder beauftragt haben, damit Sie den Bieterkreis wechseln können.

„Auftrag deaktivieren" ist für versehentlich oder fehlerhaft veröffentlichte Aufträge gedacht und nur möglich, solange noch kein Angebot vorliegt:

• Der Auftrag wechselt in den Status „storniert"

• Eingeladene Betriebe und Betriebe, die den Auftrag gemerkt haben, werden automatisch benachrichtigt

• Der Vorgang wird in der Vergabehistorie festgehalten

Ein deaktivierter Auftrag kann nicht wieder aktiviert werden. Liegt bereits ein Angebot vor, beenden Sie das Verfahren über „Vergabe aufheben" – dort wählen Sie den Grund, der im Vergabevermerk dokumentiert wird, und die Bieter werden unterrichtet.

Im Auftrags-Assistenten können Sie jederzeit über „Als Entwurf speichern" den aktuellen Stand sichern. Entwürfe erscheinen in Ihrem Dashboard im Abschnitt „Entwürfe".

Über „Bearbeiten" im Dashboard setzen Sie den Assistenten an der gleichen Stelle fort.

Öffnen Sie einen Auftrag unter „Aufträge suchen" und klicken Sie auf „Angebot abgeben":

1. Kalkulation ausfüllen – Positionen mit Mengen und Einheitspreisen; bei einem Leistungsverzeichnis tragen Sie die Einheitspreise je Position ein

2. Der Gesamtpreis wird automatisch berechnet

3. Ausführungszeitraum angeben

4. Eignungskriterien bestätigen; fehlende Nachweise können Sie direkt hochladen

5. Angebot einreichen

Nach dem Einreichen erhält der Auftraggeber eine Benachrichtigung. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Sie Ihr Angebot bearbeiten oder zurückziehen. Sobald die Vergabestelle die Angebote geöffnet hat, geht das nicht mehr – auch dann nicht, wenn die Frist danach verlängert wird.

Eigenerklärungen sind Nachweise, mit denen Sie belegen, dass Ihr Betrieb für öffentliche Aufträge geeignet ist. Vergabo kennt folgende:

• Gewerbeanmeldung (häufig verlangt)

• Haftpflichtversicherung (häufig verlangt)

• Meisterbrief / Fachkundenachweis

• Eintragung Handwerksrolle

• Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung

• Sozialversicherungsnachweis

• Präqualifikation (PQ-Verzeichnis)

• Eintrag im amtlichen Verzeichnis der IHK

• Mindestlohn und ordnungsgemäße Beschäftigung (reine Erklärung, kein Dokument)

Sie hinterlegen sie einmalig unter „Eigenerklärungen" in Ihrem Dashboard; hochgeladene Dokumente prüft Vergabo. Bei jedem Angebot werden sie automatisch verknüpft und müssen nicht erneut hochgeladen werden. Für die Registrierung brauchen Sie keinen Nachweis – die Pflichtnachweise werden spätestens verlangt, wenn Sie den Zuschlag erhalten.

Damit entspricht Vergabo der Linie des Vergabebeschleunigungsgesetzes 2026, das Eigenerklärungen ausdrücklich stärkt und Nachweise grundsätzlich nur noch von aussichtsreichen Bietern verlangt.

Die Schaltfläche ist deaktiviert, wenn:

• Ihr Angebotspreis (Gesamtsumme) 0 € ist – bitte Kalkulation ausfüllen

• Pflicht-Eignungskriterien fehlen – der Auftraggeber hat bestimmte Nachweise als Pflicht markiert, die noch nicht hochgeladen sind

• die Angebotsfrist abgelaufen ist

• Sie bereits ein Angebot abgegeben haben

Bitte prüfen Sie Kalkulation und Eigenerklärungen.

Die Kalkulation ist in Positionen aufgeteilt. Vorbelegt sind:

• Arbeitszeit – Stunden × Stundensatz

• Anfahrtspauschale – Pauschalbetrag

• Material – Menge × Einzelpreis

Sie können beliebig viele Positionen hinzufügen (zum Beispiel Entsorgung in Tonnen oder Aushub in Kubikmetern) und bestehende anpassen. Enthält der Auftrag ein Leistungsverzeichnis, sind die Positionen vorgegeben und Sie tragen nur die Einheitspreise ein. Die Gesamtsumme (netto) wird live berechnet und bildet den Angebotspreis.

Sie erhalten In-App-Benachrichtigungen und E-Mails (je nach Einstellung) unter anderem bei:

• Einladung zu einem Auftrag

• neuer passender Ausschreibung in Ihrem Umkreis

• Zuschlag oder Absage

• Antwort auf eine Rückfrage

• Nachforderung von Unterlagen

• Deaktivierung oder Aufhebung eines Auftrags

• Ablauf eines hinterlegten Nachweises

Ihre Benachrichtigungseinstellungen können Sie unter „Einstellungen" anpassen. Mit der Vergabo-App erhalten Sie die Benachrichtigungen zusätzlich als Push-Nachricht.

Gehen Sie im Dashboard auf „Mein Profil". Dort können Sie:

• Gewerke an- und abwählen

• PLZ, Ort und Bundesland aktualisieren (PLZ eingeben – Ort und Bundesland werden automatisch befüllt)

• Straße und Hausnummer ergänzen

• Aktionsradius anpassen (10–200 km)

• Firmen- und Inhaberdaten bearbeiten

Änderungen werden sofort gespeichert.

Ja – Vergabo ist für Anbieter dauerhaft und vollständig kostenlos.

Sie können auf unbegrenzt viele Aufträge Angebote abgeben, alle Funktionen nutzen und Eigenerklärungen hinterlegen – ohne Abo, ohne versteckte Kosten.